第１条　この規程は、文書事務の取り扱いについて、基本的な事項を定めるものとする。

第２条　文書は、正確かつ敏速に取り扱い、事務が効率的かつ適正に処理されるよう管理しなければならない。

第３条　文書主管課長は、文書事務全般について総括するとともに必要があると認めるときは、文書取り扱いの状況を調査し、その結果に基づいて必要な措置を講ずることができる。

第４条　課長、署長、分署長及び施設長（以下「課長」という。）は、課所及び施設（以下「課」という。）の所管に係る文書を処理し、当該文書を整理保管しなければならない。

第５条　課長の文書事務を補佐するために、課に文書取扱主任（以下「主任」という。）を置く。

２　主任は、主幹又は主査のうちから課長が命じる。

３　課長は、主任を命じたときは、速やかに、文書主管課長に通知しなければならない。異動があったときも同様とする。

第６条　主任は、次に掲げる事務を処理する。

(１)　文書の収受、配布及び発送に関すること。

(２)　文書処理の促進に関すること。

(３)　文書の審査に関すること。

(４)　文書の整理及び保管に関すること。

(５)　保管文書の廃棄及び保存文書の引継ぎに関すること。

(６)　その他文書処理に関し必要なこと。

第７条　収受し、又は起案した文書には、文書記号及び文書番号を付さなければならない。

２　文書記号は、文書主管課長が指定した記号を用いるものとする。

３　文書番号は、会計年度による一連番号とする。

４　第１項の規定にかかわらず、軽易な文書については、文書番号を省略し、「号外」として取り扱うことができる。

第８条　条例、規則、規程、公示及び令達の番号は暦年による一連番号とする。

２　前項の番号は、文書主管課において付する。ただし、文書主管課長が特に必要と認める課の令達番号は、この限りでない。

第９条　事務所及び消防本部に到達した文書は、文書主管課において受領する。ただし、課に直接到達した文書は、当該課長が受領する。

２　文書主管課長及び課長は、郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、必要と認められるものに限り、受領することができる。

３　勤務時間外に到着した文書は、当直及び警備員が受領し、翌日速やかに文書主管課長に引き継ぐものとする。ただし、急を要するものは直ちに関係課所長等に連絡又は引き継ぎを行うものとする。

第10条　文書主管課長は、受領した文書を開封しないで主務課に配布するものとする。ただし、開封しなければ配布先が判明しない文書については、開封して配布するものとする。

２　２課以上に関係のある文書は、文書主管課長の判断により最も関係が深いと認められる課に配布するものとする。

第11条　文書主管課長は、受領した文書に次に掲げるものがあるときは、特殊文書受領簿に必要な事項を記載のうえ主務課に配布し、受領印を徴さなければならない。

(１)　書留（現金書留を含む。）、配達証明等による文書

(２)　訴訟、不服申し立て等、到達の日時が権利の得喪にかかわる文書

(３)　受領した文書を開封した際に現金その他金券が同封されている文書

(４)　その他親展文書等特殊な取扱いを要する文書

第12条　主任は、配布された文書及び直接受領した文書を次の各号の定めるところにより収受しなければならない。

(１)　文書の下部余白に収受印を押印すること。

(２)　収受文書件名簿に必要な事項を記載し、収受印内に文書番号を記載すること。

２　前項の規定にかかわらず、年間又は特定の期間に申請書等同一の題名で相当数受領する文書については、題名別収受文書件名簿により収受できるものとする。

３　新聞、雑誌、ポスターその他これに類する文書は、収受を省略することができる。

第13条　課長は、文書を収受したときは、主任に次に掲げる事項を指示して処理させなければならない。

(１)　決裁区分

(２)　供覧の要又は不要

(３)　回答の要又は不要

(４)　処理期日

(５)　合議先

(６)　参考資料の要又は不要

(７)　その他処理に関し必要な事項

２　課長は、重要な事案に係る文書を収受したときは、当該文書を決裁権者（湯沢雄勝広域市町村圏組合処務規則（昭和45年８月25日規則第９号）第５条及び第６条に規定する決裁権者をいう。）の閲覧に供し、その指示を受けなければならない。

第14条　供覧を要する文書は、文書処理票を付して回付するものとする。

第15条　起案は、別に定めるものを除き、原議書を用いるものとする。

第16条　起案した文書には、次の各号に定める決裁区分を表示しなければならない。

(１)　Ａ　管理者決裁のもの

(２)　Ｂ　湯沢雄勝広域市町村圏組合規約（昭和45年指令地―858知事許可）第８条第６項に規定する副管理者（以下「副管理者」という。）決裁のもの

(３)　Ｃ　事務局長又は消防長決裁のもの

(４)　Ｄ　課長、署長、分署長又は施設長決裁のもの

第17条　２課以上に関連のある事業で合議の必要があるものは、関係する課の合議を経た後、上司の決裁を受けなければならない。

２　合議に関して意見が異なるときは、起案課と協議するものとする。なお、協議が整わないときは、双方の意見を付して上司の指示を受けなければならない。

第18条　緊急を要する起案文書、秘密に属する起案文書及び特に重要な起案文書で、持ち回り決裁を受けようとするときは、課長又は起案文書の内容を説明しうる職員が当たらなければならない。

第19条　主任は、起案文書の書類形式、文体、用字、用語等について審査を実施しなければならない。

第20条　主任は、決裁が終了した起案文書の所定欄に文書記号及び文書番号並びに決裁年月日を記入し、文書整理簿に記載しなければならない。

第21条　施行する文書は、別に定めのあるものを除き、管理者名を用いなければならない。ただし、文書の性質又は内容により、必要がある場合は、決裁権限を有する者の職及び氏名を用いることができる。

２　庁内文書は、文書の性質及び内容により、副管理者、事務局長又は課長名を用いるものとする。

第22条　起案者は、文書を発送した日又は事案を処理した日を施行年月日として、決裁済み文書に記入しなければならない。

第23条　施行する文書には、公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書及び庁内文書については、公印を省略することができる。

第24条　文書は、原則として文書主管課で発送するものとする。ただし、主務課において取り扱うことが適当と認められる文書は、主務課において発送することができる。

２　郵送は、郵便切手又ははがきを使用して行うものとし、郵便切手類受払簿に記載しなければならない。

第25条　組合を経由する文書は、文書経由簿により処理されなければならない。

第26条　文書は、文書分類票により分類整理し、保管しなければならない。

２　重要な文書は、非常時に際し、いつでも持ち出せるように、管理しなければならない。

第27条　文書の保存年限の区分は、次の４種とする。

(１)　永年保存

(２)　10年保存

(３)　５年保存

(４)　１年保存

２　前項の保存年限区分の文書はおおむね次のとおりとする。

(１)　永年保存

ア　条例、規則その他例規に関する文書

イ　議会の会議録、議決書等の重要文書

ウ　重要な事業計画及びその実施に関する文書

エ　財産、予算、決算等財務に関する重要な文書

オ　重要な契約に関する文書

カ　訴訟に関する文書

キ　褒賞及び表彰に関する文書

ク　職員の任免及び賞罰に関する重要な文書

ケ　重要な職の事務引継ぎに関する文書

コ　その他永年保存を要する文書

(２)　10年保存

ア　永年保存を要しない令達に関する文書

イ　永年保存を要しない議会に関する文書

ウ　出納に関する文書

エ　その他10年保存を要する文書

(３)　５年保存

ア　令達で永年及び10年保存を要しない文書

イ　出勤カード、欠勤処理簿、服務免除承認願簿、有給休暇承認願簿、旅行命令簿、重要な復命書等服務に関する文書

ウ　その他５年保存を要する文書

３　保存年限の計算は、完結した日の属する会計年度の翌年度の４月１日から起算するものとする。

第28条　完結した文書は、完結した日の属する会計年度の翌年度４月１日から１年間主務課において整理保管するものとする。

第29条　保管を終えた文書で保存を要するものは、保存文書引継書を添付し、文書主管課長に引き継ぎをしなければならない。ただし、特別な理由により主務課で保存する場合は、文書主管課長に協議しなければならない。

第30条　引き継ぎを受けた文書は、保存年限別及び文書分類別に編集及び製本し、保存文書台帳に記載しなければならない。ただし、保存文書は紙数の多寡により適宜分冊又は合冊して製本することができる。

２　保存文書は、文書主管課が管理する書庫に収蔵して保存するものとする。

第31条　保存文書を供覧するときは、保存文書借覧簿に所定の事項を記入し、文書主管課長の承認を受けなければならない。

２　保存文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、特別な理由により、文書主管課長の承認を受けたときは、この限りでない。

第32条　保存年限の経過した文書は、廃棄文書台帳を調製し、廃棄しなければならない。

第33条　廃棄する文書で、秘密保持を要するもの又は他に使用されるおそれのあるものは、裁断又は焼却の処置をとらなければならない。

第34条　この規程に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。